Il Registrar nelle Mostre d’Arte: Cosa fa e Perché è Fondamentale

Quando entri in una mostra d’arte, tutto sembra magicamente al suo posto: i quadri appesi alle pareti giuste, le luci perfettamente puntate, le didascalie che raccontano storie.

Ma dietro quella magia c’è una figura professionale il cui lavoro, se fatto bene, è completamente invisibile: il registrar di mostre d’arte.

È come il lavoro di un illusionista: quando funziona, non lo vedi. Quando qualcosa non va, te ne accorgi immediatamente.

In Italia, il Ministero della Cultura ha riconosciuto ufficialmente questa figura professionale solo nel luglio 2024 – un ritardo decennale rispetto agli Stati Uniti, dove i registrar sono attivi nei musei dagli anni Cinquanta. Eppure, senza di loro, nessuna mostra potrebbe esistere.

Vediamo perché.

(dal materiale di formazione interna Vertigo Syndrome a opera di Giulia Brugnoletti e Elena Vismara di Le Macchine Effimere)

Chi è il registrar e cosa fa concretamente

Il registrar è il responsabile di tutto ciò che riguarda la movimentazione delle opere d’arte. Non è il curatore (che sceglie le opere e costruisce il percorso intellettuale della mostra), non è il restauratore (che interviene sullo stato conservativo), non è l’allestitore (che costruisce pareti e strutture). Il registrar è il coordinatore che fa funzionare tutto il resto.

In termini pratici, il registrar si occupa di:

• Gestione dei prestiti: contratti, autorizzazioni ministeriali, corrispondenza con i prestatori
• Assicurazione delle opere: polizze, clausole, valutazione dei rischi
• Trasporto e logistica: coordinamento con trasportatori specializzati, imballaggio, accompagnamento
• Condition report: documentazione dello stato conservativo prima, durante e dopo la mostra
• Conservazione preventiva: controllo di temperatura, umidità, illuminazione
• Allestimento: supervisione del posizionamento fisico delle opere

La definizione più efficace? Il registrar raccoglie informazioni da curatori, restauratori e conservatori, le organizza e le redistribuisce a spedizionieri, assicuratori e allestitori, facendo funzionare la complessa macchina del prestito senza intoppi.

Il condition report: la cartella clinica dell’opera

Il condition report è il documento più importante nella gestione delle opere d’arte in prestito. È una sorta di cartella clinica che registra lo stato conservativo dell’opera in un momento preciso, corredata da documentazione fotografica dettagliata.

Quando si compila il condition report

Il condition report viene redatto in quattro momenti chiave:

• Prima della partenza: il prestatore documenta le condizioni dell’opera prima che lasci la sua sede
• All’arrivo in mostra: si verifica se durante il trasporto è successo qualcosa
• Alla fine della mostra: si controlla che durante l’esposizione non ci siano stati danni
• Al rientro nella collezione: il prestatore verifica che tutto sia a posto e “chiude” il prestito

Cosa contiene il condition report

Un condition report completo include:

• Dati identificativi dell’opera (autore, titolo, tecnica, dimensioni, proprietà)
• Informazioni sul trasporto (mezzo, trasportatore, numero cassa, luogo di partenza e arrivo)
• Stato dell’imballaggio
• Descrizione dettagliata dello stato conservativo (deformazioni, distacchi, buchi, macchie, muffe)
• Documentazione fotografica completa (fronte, retro, dettagli delle anomalie)
• Firme e date

Nota importante: la firma del condition report sancisce il passaggio formale della responsabilità dell’opera. Ecco perché è fondamentale che sia compilato con estrema precisione.

Il facility report: l’identikit della sede espositiva

Prima ancora di parlare di prestiti, esiste un documento fondamentale che il registrar di mostre d’arte deve redigere: il facility report. È la carta d’identità della sede espositiva, un documento che descrive nel dettaglio tutte le caratteristiche del luogo dove andranno le opere.

Il facility report serve a rispondere a due domande fondamentali:

• Sicurezza: quante barriere ci sono tra un potenziale ladro e l’opera? Sbarre alle finestre, sorveglianza 24 ore, collegamento con forze dell’ordine, tempo di intervento
• Conservazione: l’ambiente è adatto a ospitare opere delicate? Condizionamento, protezione antincendio, materiali delle pareti

Esiste uno standard internazionale per i facility report, solitamente già in inglese. I musei strutturati lo hanno già pronto; le sedi meno attrezzate devono farselo fare. L’assicuratore lo vuole vedere prima di emettere qualsiasi polizza, e i prestatori più esigenti lo studiano nel dettaglio – abbiamo visto responsabili tecnici di musei olandesi chiedere di visitare gli edifici adiacenti alla sede espositiva per verificare potenziali rischi.

Conservazione preventiva: temperatura, umidità, luce

Le opere d’arte sono oggetti delicati, spesso antichi, realizzati con materiali organici che reagiscono all’ambiente. La conservazione preventiva è l’insieme di accorgimenti che garantiscono la loro integrità durante la mostra.

I parametri ambientali standard

Gli standard di riferimento sono:

• Temperatura: 20°C con oscillazione massima di ±5°C
• Umidità relativa: 50% con oscillazione massima di ±5%

Attenzione: il nemico più pericoloso non sono i valori assoluti, ma i cambi repentini. Un’opera può adattarsi a condizioni non ideali se ha tempo. Un passaggio improvviso da 20°C a 15°C in 24 ore può causare fratture, craquelure, distacchi di colore. Pensate a un’opera che ha vissuto 300 anni in una chiesa umida al 90% e a 10°C: portarla in un museo a 20°C e 50% di umidità la farebbe letteralmente crepare.

L’illuminazione: questione di lux

Ogni tipologia di opera ha una diversa capacità di reggere l’intensità luminosa, misurata in luxcon uno strumento chiamato luxometro.

• Opere su carta, libri antichi, tessuti: massimo 40-50 lux
• Dipinti a olio: fino a 150-200 lux
• Sculture in bronzo, pietra, ceramica: possono reggere intensità maggiori

Oltre all’intensità, conta il tipo di luce: i raggi UV sono particolarmente dannosi. Ecco perché si usano luci LED filtrate e si evita l’esposizione diretta alla luce solare.

L’acclimatamento delle opere

Quando un’opera arriva da lontano – specialmente dall’estero – ha bisogno di tempo per adattarsi al nuovo ambiente. Alcuni musei richiedono di tenere le opere ferme nella cassa chiusa per 24 ore prima di aprirle: il viaggio in aereo pressurizzato, con aria condizionata, rappresenta uno stress che va assorbito gradualmente.

Assicurazione “da chiodo a chiodo”

L’assicurazione delle opere d’arte è obbligatoria per qualsiasi prestito. Si chiama “da chiodo a chiodo” (nail to nail in inglese) perché copre l’opera dal momento in cui viene staccata dal suo chiodino nella collezione di origine fino a quando torna sullo stesso chiodino.

Come funziona l’assicurazione opere d’arte

L’assicurazione non copre automaticamente qualsiasi danno. Funziona come l’assicurazione auto: ci sono clausole, esclusioni e condizioni da rispettare. Il condition report diventa fondamentale in caso di sinistro, perché permette di stabilire quando e dove si è verificato il danno, e quindi chi ne è responsabile.

Per emettere una polizza, l’assicuratore richiede:

• Il facility report della sede espositiva
• L’elenco delle opere con relative valutazioni
• Le modalità di trasporto, imballaggio, allestimento
• Le condizioni di sicurezza e conservazione

Clausole particolari e casi limite

Nel mondo delle assicurazioni d’arte si vedono richieste di ogni tipo. Alcuni prestatori chiedono la copertura per la “fissione dell’atomo” – clausola che viene concessa sorridendo, perché in caso di guerra nucleare i problemi sarebbero ben altri.

Più rilevante è la questione della “guerra non dichiarata“: il Ministero italiano richiede questa clausola per le opere che escono dal paese, ma gli assicuratori (inclusi i Lloyd’s di Londra) spesso non possono concederla perché incompatibile con gli accordi internazionali tra stati. Il risultato? Prestiti bloccati e mostre saltate.

Movimentazione e allestimento: il cantiere della mostra

Una mostra d’arte è un cantiere a tutti gli effetti, con la complicazione che si lavora con oggetti estremamente fragili e di valore inestimabile. Il registrar di mostre d’arte coordina tutte le fasi, dalla costruzione delle pareti al posizionamento delle singole opere.

Come si maneggiano le opere

Le opere non si toccano mai a mani nude. Si usano guanti – in lattice o in cotone, a seconda del materiale – e non ci si sanifica le mani con gel alcolico prima di toccare opere su carta (l’alcol lascia residui che danneggiano la fibra). Ogni tipologia di opera richiede tecniche di movimentazione specifiche.

E poi ci sono i sistemi di fissaggio. Per attaccare un quadro al muro esistono decine di soluzioni diverse: uncini, perni, viti, bulloni, copribulloni. Ogni sistema viene scelto in base al peso dell’opera, al tipo di parete, alle condizioni sismiche della zona.

Il rapporto con il curatore

Il curatore decide quali opere esporre, in quale sequenza, con quali accostamenti. Ma è il registrar che deve verificare la fattibilità pratica: quell’opera può stare su quella parete? Sotto c’è un termosifone? Di fronte c’è una finestra con luce naturale? Il bocchettone dell’aria condizionata spara direttamente sul dipinto?

L’esperienza insegna che i curatori, come i cantanti prima di salire sul palco di Sanremo, tendono ad andare in ansia il giorno dell’allestimento. Vorrebbero cambiare tutto all’ultimo momento. Ma quando sei lì, hai già i cablaggi fatti, le luci puntate, le opere appese. A quel punto servono doti diplomatiche: ascoltare, tranquillizzare, e quando necessario dire (con garbo) che no, quel cambio non si può fare.

Registrar ed exhibition manager: due ruoli complementari

Nelle strutture più grandi, il lavoro si divide tra due figure:

• Registrar: si concentra specificamente sulle opere (prestiti, trasporti, condition report, conservazione)
• Exhibition manager (o project manager): coordina tutta la filiera dell’allestimento (architetto, elettricista, audio-video, allestitori). (Quello che fa Vertigo Syndrome, insomma. Anche se poi in realtà noi abbiamo un approccio più autoriale sulle nostre mostre…)

Nella pratica, soprattutto in Italia e nelle realtà di medie dimensioni, le due funzioni spesso si sovrappongono. Chi gestisce i prestiti finisce per coordinare anche l’allestimento, e viceversa.

Il ruolo del personale in sala

Chi lavora in sala non è solo lì per sorvegliare i visitatori. È parte integrante del sistema di conservazione delle opere. Ogni giorno, quando si accendono e si spengono le luci, il personale deve controllare con attenzione che tutto sia al suo posto: opere tutte presenti, nulla di storto, nessuna anomalia.

Regola d’oro: E noi siamo molto severi su questo. il personale in sala non è autorizzato a toccare le opere, né ad aprire le teche. Se si nota qualcosa di strano – un’opera caduta, una teca aperta, un danno visibile – la procedura è chiamare immediatamente il registrar o il responsabile. Sarà lui a contattare il prestatore, documentare la situazione, decidere come procedere.

Alcuni prestatori sono rigidissimi: “L’opera la tocco solo io, arrivo subito“. Altri danno via libera: “Mi fido, sistematela voi“. Ma la documentazione fotografica va sempre fatta.

Stai progettando una mostra d’arte?

La gestione professionale delle opere è solo uno degli aspetti che distinguono una mostra improvvisata da un’esperienza memorabile. In Vertigo Syndrome ci occupiamo di produzione di mostre d’arte da anni, coordinando ogni aspetto: dalla curatela alla gestione dei prestiti, dall’allestimento alle strategie di marketing e di vendita del bookshop.

Se hai un progetto espositivo e vuoi capire come realizzarlo, contattaci. Possiamo aiutarti a trasformare un’idea in una mostra che funziona.

Domande frequenti sul registrar nelle mostre d’arte

Cosa fa esattamente un registrar?

Il registrar coordina tutto ciò che riguarda la movimentazione delle opere d’arte: gestione dei prestiti, contratti, assicurazioni, trasporti, condition report, conservazione preventiva e supervisione dell’allestimento.

Qual è la differenza tra registrar e curatore?

Il curatore si occupa della parte scientifica e intellettuale: sceglie le opere, costruisce il percorso narrativo, scrive i testi. Il registrar si occupa della parte logistica e conservativa: fa arrivare le opere in sicurezza e le mantiene integre.

Cos’è un condition report?

È un documento che registra lo stato conservativo di un’opera in un momento preciso, corredato da fotografie. Viene redatto alla partenza, all’arrivo, alla fine della mostra e al rientro nella collezione.

Cosa significa assicurazione “da chiodo a chiodo”?

Significa che la polizza copre l’opera dal momento in cui viene staccata dalla sua sede originale (“chiodo”) fino a quando vi ritorna. Copre quindi trasporto, permanenza in mostra e rientro.

Quali sono i parametri ambientali standard per le opere d’arte?

Gli standard prevedono 20°C di temperatura e 50% di umidità relativa, con oscillazioni massime di ±5. Per l’illuminazione, le opere su carta non devono superare i 40-50 lux, i dipinti possono arrivare a 150-200 lux.

Chi può toccare le opere durante una mostra?

Solo il personale autorizzato: registrar, restauratori, courier del prestatore. Il personale di sala non è autorizzato a toccare le opere né ad aprire le teche, ma deve segnalare immediatamente qualsiasi anomalia.

Conclusione

Il registrar è la figura che tiene insieme tutti i pezzi di una mostra d’arte. Il suo lavoro è fatto bene quando è invisibile: le opere arrivano, vengono esposte, tornano a casa integre. Nessuno si accorge di nulla. Ma dietro quella normalità apparente c’è un lavoro meticoloso di coordinamento, documentazione e prevenzione.

Se stai pensando di organizzare una mostra, sappi che questa figura è essenziale. Non è un lusso da grandi musei: è la differenza tra un’esposizione professionale e un disastro annunciato.

Vuoi saperne di più sulla produzione di mostre d’arte? Leggi anche la nostra guida completa alla produzione di mostre oppure contattaci direttamente per discutere del tuo progetto.